Vorige Volgende

Verwijzingen

Verwijzing 1: De structurele betrokkenheid van onze belanghebbenden

Menzis kent structurele betrokkenheid van onder meer de volgende belanghebbenden, waaronder onze strategische partners:

Stakeholder-groep

Overleg/contactvorm

Besproken issues 2017

Resultaten

Klanten

Formele overleggen met de Ledenraad en daarnaast jaarlijks één werkbezoek.

Onderwerpen in 2017 onder meer: opbouw premiebeleid 2018, lancering platform Menzis SamenGezond, input leveren zorginkoopbeleid, participeren in (regio)bijeenkomsten.

Zie verslag Ledenraad

 

MedeMenz: een online co-creatieplatform waarop Menzis dagelijks met klanten in gesprek is over hun ervaringen met Menzis en de zorg, en het verbeteren hiervan

Zie www.medemenz.nl

Zie www.medemenz.nl

 

Contacten met klanten via klantenservice, zorgadvies, klachtenafhandeling en

accountmanagement

Divers

Vragen van klanten worden beantwoord en hun signalen betrokken in het beleid

Partijen in de zorg

Regulier overleg met diverse zorgaanbieders over contracten.
Online -informatie via nieuwsbrieven.
Organisatie bijeenkomsten.

Beheersing van de zorgpremie; garanderen kwaliteit en bevorderen doelmatigheid.
Delen visie Menzis op toekomstig zorglandschap en belang geïntegreerde eerste lijn

Kwaliteit en doelmatigheid verankerd in contractering.

Gezamenlijk gedragen blauwdrukken voor inrichting van de zorg in de regio’s

 

Structureel overleg landelijk en in de werkgebieden met koepels van patiëntenorganisaties

Inkoopcriteria; delen visie van Menzis op toekomstig zorglandschap en rol patiëntenparticipatie

Behoeften van patiënten zijn verankerd in de zorginkoop en patiëntvriendelijke zorg

 

Overleg met beroepsgroepen over volumenormen

Volumenormen

Medische kwaliteit verankerd in contractering

 

Landelijke Huisartsen Vereniging Partnership, bijeenkomsten van werkgroepen

Toekomstbestendige huisartsenzorg

Opgepakte thema’s: (ont)regel de zorg, aanpak administratieve lasten in de gezondheidszorg, praktijkmanagement en bekostiging

 

ZN en andere brancheorganisaties.

Regulier overleg en bestuurlijke overleggen

In aanloop naar kabinetsformatie, voorbereiden gezamenlijke thema’s, zoals: preventie, eigen risico, verevening, stabiele bekostiging en financiering zorg, (dure) geneesmiddelen

Input voor debat en beleidsstukken

Toezichthou-ders

Periodieke vergaderingen met de RvC, daarnaast overleggen van de GRC-commissie (financieel toezicht) en de Remuneratiecommissie (vaststelling beloning bestuur en directie)

Zie verslag RvC

Zie verslag
RvC

 

Regulier overleg met DNB, Zorginstituut Nederland, ACM en NZa

Rapportages en onderzoeken naar transparantie, marktwerking, solvabiliteit en andere onderwerpen

Openheid en transparantie vergroot het vertrouwen

Partners in gezondheid en welbevinden

Gemeenten (convenanten Den Haag, Enschede, Arnhem en Groningen) Bestuurlijk overleg en bijeenkomsten projectgroep, samenwerking in projecten

Werkagenda langdurige zorg Stimuleren van een gezonde leefstijl en participatie

Concrete resultaten binnen de afgesloten convenanten

 

Bestuurlijk overleg FNV en samenwerking in projecten

Invulling geven aan collectiviteit door producten en diensten te ontwikkelen op het snijvlak van werk en gezondheid

Gezamenlijke inspanningen om werk gezond te houden

 

Sportclubs en andere partners op het gebied van bewegen.

Regulier overleg

Samen invulling geven aan de doelstelling om zoveel mogelijk mensen in beweging te krijgen en overige maatschappelijke projecten

Investeringen in gezondheid en welzijn, preventie: bijna 150.000 mensen in beweging

 

Natuurmonumenten IVN, Jantje Beton en andere partners in ‘groen is gezond’. Regulier overleg

Invulling samenwerking en activiteiten daarbinnen

Gezamenlijke inspanningen in gezondheid en welzijn

Overheid & politiek

Regulier overleg en bestuurlijke overleggen

Positie innemen op de maatschappelijke en politieke thema’s zoals toekomst collectiviteiten, preventie en voortbestaan zorgstelsel.

Input voor debatten en beleidsstukken

Publiek

Publieke optredens, interviews, blogs, webinars

Deelnemen aan het publieke debat op standpunten die voortkomen uit onze strategie.

Input voor onze visie en strategie

Medewerkers

Ondernemingsraad

Verschillende advies- en instemmingsverzoeken en evaluatie samenwerking OR en RvB

Advies OR meegenomen in plannen

 

Werkoverleggen, medewerkersbijeenkomsten, zeepkistsessies

Regulier werk
Beleid Menzis
Organisatiewijziging

Medewerkers zijn betrokken bij beleid

Leveranciers

Inkoopgesprekken

Kwaliteit en kosten
Duurzaamheid

Kritische inkoop

Verwijzing 2: Werkzaamheden in de RvC-commissies

GRC-commissies
In 2017 is de commissie versterkt met Theo Rinsema, die per 1 januari 2017 Rob Oudshoorn opvolgde. Belangrijke thema’s rond risicomanagement, premiestelling, zorgkostenprognose en het DNB-onderzoek naar de volatiliteit van Solvency II ratio’s werden voorbereid in de GRC-commissie. De daarin geformuleerde aandachtspunten en gevraagde acties werden teruggekoppeld aan de hele RvC. De commissie vergaderde daarnaast over onder andere de risicobeheersing, de interne controle, de financiële verslaglegging, het functioneren van de interne auditfunctie en de externe accountant. Ook was er aandacht voor data governance en de voortgang van het strategische programma ‘sturen op informatie’.

De vergaderingen vinden circa twee weken voorafgaand aan de daaropvolgende RvC-vergadering plaats. Dezelfde agendapunten komen dan terug, waar nodig voor besluitvorming, en zijn dan goed doorgesproken en voorbereid door de GRC-commissie. Het verslag van de GRC-commissie geeft een goede weergave van de besproken punten, hetgeen weer input is voor de RvC-vergaderingen. De RvC is tevreden over dit proces.

De voorzitter van de GRC-commissie heeft voorafgaand aan elke vergadering contact met de manager Audit om belangrijke actuele ontwikkelingen bilateraal door te nemen en signalen te bespreken. Bij elke vergadering is de interne accountant aanwezig. De GRC-commissie bespreekt de door de afdeling Audit genoemde verbeterpunten in de kwartaalrapportages en kijkt mee naar de opvolging daarvan in het bedrijf. De externe accountant is op uitnodiging bij de vergaderingen aanwezig. In 2017 is geconstateerd dat de samenwerking met de externe accountant is verbeterd. Het team is inmiddels goed ingewerkt en ingespeeld op Menzis. De tijdsinvestering en kosten worden over en weer beter gemonitord. De GRC-commissie was in 2017 positief over de vorm en inhoud van de managementletter van KPMG.

De GRC-commissie is tevreden over het volwassenheidsniveau van het risicomanagement. Er is minder sprake van ‘tick the box’. Risicomanagement gebeurt niet omdat het moet, maar is een reguliere taak die dichtbij de business plaatsvindt. De riscobereidheidsverklaring is besproken in de vergadering en de aansluiting met de strategie en besturing is verbeterd. Er zijn meer kwantitatieve elementen ingebracht.

Het Actuarieel Functierapport is besproken, waarbij de GRC-commissie een duidelijke verbetering in inhoud en positionering van deze functie constateert. De positieve bijdrage aan het risicomanagement en het zorgkostenprognoseproces is duidelijk zichtbaar. Ook het compliancerapport is besproken en een aantal verbeterpunten is vastgesteld. De commissie vindt het goed dat er ruim aandacht is voor bewustwording op het gebied van integriteit. De commissie heeft het belang van compliance benadrukt en kennis gemaakt met de nieuwe compliance officer.

Remuneratiecommissie
De commissie kwam in 2017 tweemaal bijeen en bereidt de besluitvorming van de RvC voor met betrekking tot het beloningsbeleid van Menzis en de beloning van de topfunctionarissen. De commissie heeft vastgesteld dat de beloning van de commissarissen, bestuurders en overige topfunctionarissen van Menzis ook in 2017 voldoet aan de normen van de WNT.

Op voorstel van de commissie is in 2017 is de beloning van de bestuurders aangepast op basis van de nieuwe normbedragen in de WNT. Menzis kent een gematigd beloningsbeleid voor de top, op basis van functiezwaarte en gespiegeld aan een referentiemarkt die voor 50% bestaat uit het publieke domein en voor 50% uit de private financiële markt. Per 1 januari 2018 is het nieuwe maximum geïndexeerd en verhoogd naar 277.000 euro. Hierop is besloten de beloning van de bestuurders per 1 januari 2018 eveneens te indexeren met 2,25%. Op voorstel van de commissie heeft de RvC - en vervolgens de Ledenraad - besloten ook de beloning van commissarissen te indexeren met hetzelfde percentage. Zie voor nadere informatie het remuneratierapport 2017.

Selectie- en benoemingscommissie
De selectie- en benoemingscommissie vergaderde in 2017 tweemaal en had ook tussentijds afstemming over de werving en selectie van een nieuwe commissaris. Omdat aan het einde van het jaar afscheid is genomen van Rein Zwierstra, heeft Céline van Asselt tijdelijk zijn plaats ingenomen en geparticipeerd in het selectieproces voor de opvolger in de RvC. Alle posities zijn per 1 januari op een goede manier ingevuld en de samenstelling bestaat uit evenveel vrouwen als mannen.

De commissie heeft verder de reguliere jaargesprekken gevoerd met de bestuurders over de mate waarin doelstellingen gerealiseerd zijn. Deze gesprekken zijn voorbereid in de RvC en daar ook weer nabesproken. Speciale aandacht is besteed aan de competenties van beide bestuurders aan de hand van een 360 graden feedbackrapport. De complementariteit en diversiteit aan de top, ook in relatie tot de overige directieleden is besproken. Er zijn afspraken gemaakt over het te volgen traject en de te realiseren doelstellingen voor de komende periode.

Verwijzing 3: Beschrijving van de clusters in organogram

In het primaire proces zijn zes clusters gevormd onder aansturing van een bestuurder of directeur: Informatievoorziening, Zorg, Commercie, Klant & Operations, GRC en Staf:

  • Menzis kent een apart cluster Informatievoorziening (IV) dat binnen Menzis onder meer verantwoordelijk is voor de digitalisering van de bedrijfsvoering. Een effectieve informatievoorziening tegen lage kosten is cruciaal voor het realiseren van de strategische doelstellingen van Menzis. Daarnaast fungeert het cluster als sparringpartner voor andere clusters voor een tijdige realisatie van klantgedreven projecten. Informatievoorziening ondersteunt de andere clusters bij het benutten van de mogelijkheden van onder andere OHI (Oracle Open Health and Insurance, het backoffice automatiseringssysteem) en de optimalisering van informatiemanagement, projectmanagement en IT.

  • Het cluster Zorg verricht de zorginkoop voor de eerste- en tweedelijnszorg en de langdurige zorg. Door deze activiteiten dicht bij elkaar te positioneren wordt een eerste stap naar een regionale inrichting gemaakt. Daarnaast verricht het cluster Zorg de formele en materiële controles, evenals het proces van het opstellen van zorgkostenprognoses en de aanlevering van declaratiebestanden aan toezichthouders (bijvoorbeeld voor de risicoverevening).

  • Het cluster Commercie omvat het uitvoerende gedeelte van Marketing en Sales. Zij zijn dicht bij elkaar gepositioneerd om zo de transitie naar klantcontact met toegevoegde waarde te versnellen en daarmee meer commerciële slagkracht te realiseren. Commercie is onder meer verantwoordelijk voor werving en behoud van individuele en collectieve klanten, merk- en klantcommunicatie, bedrijfszorg via Menzis WerkGezond en Menzis SamenGezond.

  • Binnen het cluster Klant & Operations (K&O) komen service en zorgadvies voor de klant samen. Daarnaast zijn de administratieve afhandeling van poliswijzigingen en de creditmanagement belegd in dit cluster. Evenals declaratieverwerking, de afdeling die alle declaraties van zorgaanbieders en van klanten afhandelt. We streven daarbij naar een goede balans tussen klantbeleving en efficiënte processen. Hierbij worden de afdelingen ondersteund door het Procesverbeterteam dat werkt aan procesverbeteringen op het snijvlak met andere clusters en afdelingen.

  • Menzis heeft daarnaast verschillende stafafdelingen, die onder verantwoordelijkheid vallen van de Voorzitter (CEO):

    • De afdeling Strategie & Propositieontwikkeling zorgt (S&P) zorgt voor het komen tot en bewaken van een gedragen, integrale en consistente langetermijnvisie en -strategie, die bijdraagt aan onze toekomstbestendigheid en onze coöperatieve rol als zorgverzekeraar.

    • Menzis beschikt over een Bestuursdienst die de Ledenraad, RvC, RvB en Directieraad adviseert over en ondersteuning biedt bij de Corporate Governance en de Corporate Household van Menzis. Naast bestuursondersteuning worden concernbrede diensten geleverd met name op het gebied van arbeidsvoorwaarden, medezeggenschap en het begeleiden van boventallige werknemers.

    • De afdeling Audit vervult binnen Menzis een derdelijns rol. Zij beoordeelt en toetst, zelfstandig en onafhankelijk, het functioneren van de bedrijfsvoering.

    • De afdeling Personeel & Organisatie (P&O) vervult een duidelijke rol in het stimuleren en initiëren van de gewenste organisatie-, formatie- en cultuurontwikkeling. De afdeling P&O is verantwoordelijk voor het personeels- en het beloningsbeleid van Menzis.

    • Corporate Communicatie is verantwoordelijk voor zowel de interne als externe communicatie van Menzis. Het bevat onder meer reputatiemanagement (neerzetten, uitdragen en bewaken reputatie Menzis) en intern uitdragen van de bedrijfsstrategie. En het uitvoeren en activeren van het maatschappelijk sponsorbeleid.

  • Menzis kent een cluster Governance, Riskmanagement en Compliance (GRC) dat het management in de eerste lijn ondersteunt bij de realisatie van de strategische, tactische en operationele doelstellingen. Het GRC-cluster vervult de tweedelijnsfunctie waarin zij kaders stelt voor de bedrijfsvoering van Menzis. Tevens beoordeelt en monitort GRC de mate van realisatie van de doelstellingen en de beheerste bedrijfsvoering (beleidsvoorbereidend, ondersteunend en adviserend). Het GRC-cluster bestaat uit de afdelingen GRC Office (beleid en review), Treasury & Vermogensbeheer, Actuariaat en Financiën/GRC Centraal (rapportages en verslaglegging) met de afdelingen GRC Centraal, Fiscale zaken en Financiële Administratie. Daarnaast heeft elk cluster op decentraal niveau een GRC-afdeling (GRC Decentraal) ten behoeve van de ondersteuning van het cluster en de review op operationeel niveau. GRC valt bij Menzis onder de verantwoordelijkheid van de CFO/CRO. Tevens vallen de afdelingen Klachtenmanagement en het Facilitair bedrijf onder de verantwoordelijkheid van de CFO/CRO

Vorige Over dit verslag
Volgende Begrippen en afkortingen