Vorige Volgende

Verslag van de Raad van Commissarissen

De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur (RvB) van Menzis en op de algemene gang van zaken in de coöperatie Menzis en de ondernemingen die daaraan verbonden zijn. Het toezicht gaat onder meer over de strategie, leiding en organisatie, het vermogensbeheer en het uitoefenen van de bestuurstaak. En over de manier waarop de coöperatie zich richt op maatschappelijke en sociale belangen. De RvC staat de RvB met raad ter zijde.

Belangrijkste onderwerpen in 2018

Vanuit onze toezichthouders- en werkgeversrol hebben wij in 2018 diverse, veelal jaarlijks terugkerende, activiteiten ondernomen, documenten besproken en besluiten genomen. Lees hier het overzicht van de belangrijkste formele documenten en besluiten. Daarnaast hebben wij voor de RvB als klankbord gefungeerd op het gebied van strategische zaken. De belangrijkste onderwerpen die onze aandacht hadden in 2018 lichten wij hieronder toe.

Strategie

De herijking van de concernstrategie was voor ons in 2018 de rode draad. We hebben de RvB uitgedaagd om duidelijke kaders neer te zetten én de herijkte strategie ook concreet te maken op een logische, duidelijke en consistente wijze. Daarbij is uitgebreid gesproken hoe Menzis naast het verzekeren van zorg, ook mensen kan motiveren om gezonder te leven. SamenGezond heeft daarbij een prominente en belangrijke rol. Als RvC zijn wij zeer content met het resultaat en onderschrijven wij de gekozen strategie.
Bij de vorming van de strategie zijn wij met grote regelmaat een klankbord geweest voor de RvB en in het verlengde hiervan de Directieraad. Daarbij hebben we de RvB scherp gehouden om echt te sturen op uitkomsten en niet alleen op input en proces. We hebben de RvB tevens uitgenodigd om tempo te maken op die concretiseringsslag, zodat 2019 in het teken kan komen te staan van executie en waarmaken van de plannen die in 2018 zijn vormgegeven.

Organisatie

Menzis is een financiële instelling die moet voldoen aan geldende wet- en regelgeving, compliant en ‘in control’ moet zijn en risicomijdend moet opereren. Een nieuwe strategie geeft nieuwe uitdagingen en biedt nieuwe perspectieven. Vragen die hierbij spelen zijn: hoe kan in dat spanningsveld de ruimte voor innovatie gepakt worden? In hoeverre krijgen de organisatie en de medewerkers daar de ruimte voor? Ook hebben we begin 2018 stilgestaan bij het Medewerkersonderzoek, waaruit bleek dat de medewerkerstevredenheid - ten opzichte van 2017 - op betrokkenheid en bevlogenheid was afgenomen en het ziekteverzuim nog niet voldoet aan de gestelde norm. Vanuit de RvC hebben we met de RvB en de Directieraad over alle bovenstaande punten diverse gesprekken gevoerd en benadrukt om goed te kijken naar de rol van de leidinggevenden. Hoe kunnen zij de (herijkte) strategie waarmaken en welk leiderschap hoort daar dan bij? Met andere woorden, als de strategie straks staat, hoe kunnen de leidinggevenden dat realiseren met het belangrijkste kapitaal dat Menzis heeft: de medewerkers.

Zorginkoop

De verwachting is dat de zorgkosten de komende jaren fors blijven stijgen. Het is voor Menzis én voor zorgaanbieders de uitdaging om kwalitatief goede zorg toegankelijk en betaalbaar te houden. De zorgkostenreductie en het monitoren van zorgkosten was dit jaar dan ook een belangrijk punt van aandacht. Daarnaast was er dit jaar veel (media)aandacht voor ziekenhuizen in financieel zwaar weer, zowel buiten als binnen onze regio’s. Met de RvB hebben wij stilgestaan bij de consequenties hiervan betreffende de zorgplicht richting klanten, de reputatie van zorgverzekeraars en de financiële impact.

In 2018 hadden wij wederom aandacht voor waardegerichte zorginkoop. Wij juichen de afgesloten meerjarencontracten en waardegericht inkopen op uitkomsten van zorgprocessen en de verdere doorontwikkeling toe. Het biedt een belangrijke onderscheidende meerwaarde voor Menzis. De zorgbehoefte van klanten en uitkomsten van zorg moeten een steeds belangrijkere rol gaan spelen in de afspraken die gemaakt worden met zorgaanbieders, om zo de kwaliteit van zorg voor de klant steeds beter maken. Een treffend voorbeeld daarvan was op het gebied van hartzorg, dat begin 2018 positief in het nieuws kwam. Later in het jaar zorgden soortgelijke plannen voor de inkoop van angst en depressie in de GGZ voor negatieve media-aandacht. Als RvC hebben we dan ook uitgebreid stilgestaan bij de zorginkoop van de GGZ en de maatschappelijk impact die dat had. We staan - evenals een groot aantal zorgorganisaties waarmee Menzis samenwerkt - nog steeds achter het beleid. Wel constateren we dat communicatie en debat hierover continu aandacht behoeft. De aanpak die na de media-aandacht met voor- en tegenstanders is ingezet, vinden wij dan ook noodzakelijk.

Financiële ontwikkelingen

We hebben het kapitaalbeleid goedgekeurd, waarbij de systematiek van Solvency II is gevolgd. Hierbij ondersteunen wij de inzet om te zien of de buffers, die volgens Solvency II aangehouden moeten worden, in de toekomst gebaseerd kunnen worden op bedrijfseigen gegevens. In 2017 hebben we aangegeven ter voorbereiding op de premievaststelling tijdig de inhoudelijke bouwstenen te bespreken op basis waarvan de premie wordt vastgesteld. In 2018 hebben we daadwerkelijk veel elementen, die van invloed zijn op de premievaststelling, goed ter discussie gebracht: de technische kant binnen de GRC-commissie en de beleidsconsequenties binnen de voltallige RvC. Het hele jaar door zijn we nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van de zorgkosten, kapitaalbeleid en solvabiliteit, product- en distributiebeleid en beheerskosten. Hierdoor konden we het juiste gesprek voeren met de RvB over de afwegingen bij de premiestelling. Dat zien wij als toegevoegde waarde.

Commissiewerkzaamheden in 2018

GRC-commissie
De vergaderingen van de GRC-commissie vonden circa twee weken voorafgaand aan de opvolgende RvC-vergadering plaats. De voorzitter van de GRC-commissie had voorafgaand aan elke vergadering contact met de manager Internal Audit om belangrijke actuele ontwikkelingen bilateraal door te nemen en signalen te bespreken. Bij elke vergadering was Internal Audit aanwezig.
In de GRC-commissie hebben we belangrijke thema’s op het gebied van risicomanagement, premiestelling en zorgkostenprognose voorbereid. De daarin geformuleerde aandachtspunten en gevraagde acties zijn teruggekoppeld aan de gehele RvC. De commissie vergaderde tevens over onder andere de risicobeheersing, de interne controle, de financiële verslaglegging, het functioneren van de interne auditfunctie en de externe accountant. Ook had de commissie dit jaar extra aandacht voor data governance, de AVG en het toezicht en de daaruit voortvloeiende geconstateerde bevindingen vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Tenslotte bespraken we uitvoerig de GRC-rapporten met de sleutelfunctionarissen (Actuarieel, Compliance, Internal Audit en Risk). De commissie is tevreden over het functioneren van alle sleutelfuncties en ziet de functies verder ontwikkelen. De goede en nauwe samenwerking tussen de verschillende sleutelfunctionarissen ziet de commissie daarbij als zeer waardevol. Tevens bespraken we de door de afdeling Internal Audit genoemde verbeterpunten in de kwartaalrapportages en is meegekeken naar de opvolging daarvan binnen de organisatie. De externe accountant (KPMG) was op uitnodiging bij onderdelen van verschillende vergaderingen aanwezig om vanuit een onafhankelijke positie op kritische wijze deel te nemen aan de discussies binnen de commissie en haar zienswijze te delen. De commissie constateert naar tevredenheid dat de externe accountant, zonder scherpte te verliezen, een goede samenwerking heeft met Menzis.

Remuneratiecommissie
De Remuneratiecommissie kwam in 2018 tweemaal bijeen en bereidde de besluitvorming van de RvC voor met betrekking tot het beloningsbeleid van Menzis en de beloning van de topfunctionarissen. De commissie stelde vast dat de beloning van de commissarissen, bestuurders en overige topfunctionarissen van Menzis ook in 2018 voldoet aan de normen van de Wnt. Menzis kent een gematigd beloningsbeleid voor de top. Conform het eerder vastgestelde en door de Ledenraad goedgekeurde beloningsbeleid, vindt jaarlijks een indexatie plaats op geleide van de vastgestelde indexatie in de geldende Wnt-norm. Per 1 januari 2018 is het nieuwe Wnt-maximum geïndexeerd met 2,25% (en verhoogd naar 277.000 euro). Conform dit beleid heeft, op voorstel van deze commissie, de RvC besloten de beloning van de bestuurders en commissarissen te indexeren met hetzelfde percentage. Zie voor nadere informatie het remuneratierapport 2018.

Selectie- en benoemingscommissie
De Selectie- en benoemingscommissie vergaderde in 2018 tweemaal en had ook tussentijds afstemming over de werving en selectie van een nieuwe bestuurder. 
De commissie voerde in 2018 de reguliere jaargesprekken met de bestuurders over de mate waarin doelstellingen gerealiseerd zijn en heeft ter voorbereiding hierop ook met alle overige directieraadsleden gesproken. Tenslotte zijn eind 2018 gesprekken gevoerd over de procedure en werving van de opvolging van Frank Janssen als lid van de RvB, nadat hij zijn vertrek - per 1 juni 2019 - aankondigde, alsmede over het proces tot herbenoemingen van de RvC-leden voor wat betreft de komende jaren.

Toezichthouders

Menzis heeft veel toezichthouders. De RvC is goed op de hoogte gehouden van de verschillende periodieke en reguliere onderzoeken door de toezichthouders. Binnen de RvC hebben we met name gesproken over toezicht door de AP en DNB.

Toezichthouder AP heeft eind 2017 geconstateerd dat Menzis onvoldoende toezag op wie binnen Menzis toegang heeft tot persoonsgegevens. Als RvC hebben wij gedurende heel 2018 nauwgezet gevolgd welke acties binnen Menzis zijn ondernomen om opvolging te geven aan de bevindingen van AP. Dat AP heeft geoordeeld dat dit onvoldoende snel is gebeurd, met een boete als gevolg, betreuren wij. Het is voor ons een signaal om ook in de toekomst onverminderd alert te blijven richting de RvB op het gebied van privacy.

In het gesprek met DNB wordt tussen interne en externe toezichthouders uitgewisseld welke beelden er leven over de bedrijfsvoering van Menzis. Jaarlijks toetst DNB of de RvC voldoende toezicht houdt, gegeven het risicoprofiel, en of DNB en RvC dezelfde risico’s zien. Dit bleek ook in 2018 het geval. Beide partijen hebben een positief oordeel over de bedrijfsvoering van Menzis en de manier waarop de voorgestelde verbeterpunten worden opgepakt.

Samenwerken

De RvC stelt prijs op een goede, constructieve samenwerking met de verschillende gremia binnen Menzis. We kijken tevreden terug op een goed jaar. Op de eerste plaats in onze gesprekken met de RvB. Maar ook met de leden van de Directieraad, bijvoorbeeld wanneer zij aanwezig waren bij (sommige) RvC-vergaderingen en ook bij sparringsessies met betrekking tot de (plannen voor de) herijkte concernstrategie. Ook de gesprekken met de Ledenraad stelden wij zeer op prijs. De reguliere bijeenkomsten tussen Ledenraad en RvB en RvC verliepen constructief. De RvC is van mening dat op deze wijze een adequate invulling wordt gegeven aan de formele, toetsende en signalerende rol van de Ledenraad. Verder zijn we dit jaar samen met de Ledenraad en RvB op werkbezoek geweest bij GGZ-instelling Lentis in Zuidlaren. Ook spraken wij in 2018 met de voltallige oude OR en maakten we kennis met de voltallige nieuwe OR. Vooral het onderwerp cultuur kwam daarbij aan bod. We juichen het toe dat deze OR een modern ondernemerschap voor ogen heeft en tevens een goede afspiegeling is van de Menzis organisatie. We zien uit naar een prettige samenwerking in de komende jaren.

Nadere informatie

Benieuwd naar een overzicht van de belangrijkste formele documenten en besluiten die in 2018 bij de RvC ter tafel zijn gebracht? Meer weten over de rollen van de RvC, de commissies, zelfevaluatie en deskundigheidsbevordering? Lees dan hier verder.

Vorige Verslag van de Ledenraad
Volgende Personalia van RvB, Directieraad en RvC