Eindelijk beheers ik het harp spelen helemaal, ik geniet zo van de prachtige melodieën.

Maja
Bekijk foto

Verslag Raad van Commissarissen

In 2016 heeft Menzis nadrukkelijker haar maatschappelijke gezicht en meerwaarde in de regio laten zien. De Raad van Commissarissen (RvC) vindt dit van groot belang in een tijd dat zorgverzekeraars regelmatig onder vuur liggen. ‘Be good and tell it’, is het devies. Daarnaast is het zaak de grip op risico’s en zorgkosten verder te versterken, zodat Menzis een stabiele en betrouwbare zorgverzekeraar blijft waaraan klanten, zorgaanbieders en andere stakeholders zich in vertrouwen verbinden.

De RvC fungeert als toezichthouder, werkgever en adviseur/klankbord van de Raad van Bestuur (RvB). De RvC houdt toezicht op de bedrijfsvoering, onder andere door de bespreking van: de managementrapportages van de Directieraad, de managementletters van de interne auditor en de externe accountant en het maatschappelijke en financiële jaarverslag. Naast de reguliere vergaderingen met de RvB, zijn er bijeenkomsten met leden van de Ledenraad, Directieraad, Ondernemingsraad en contacten met medewerkers. De RvC beoordeelt de hoofdlijnen van het gevoerde beleid met betrekking tot strategie, zorginkoop, commercie, producten en productontwikkeling, financiën, beleggingen, maatschappelijk verantwoord ondernemen, risicobeheersing, informatievoorziening en -technologie en human resources.

In 2016 heeft de RvC de volgende besluiten goedgekeurd:

  • herijking begroting 2016;

  • besluitvorming formele benoeming mevrouw Molenaar en de heer Van Lieshout bij de diverse entiteiten binnen de groep;

  • maatschappelijk en financieel jaarverslag 2015;

  • jaarrekeningen 2015;

  • Remuneratierapport 2015;

  • beloningsbeleid 2016 en 2017 voor bestuurders en directeuren;

  • een investering in het project Werkomgeving Menzis 2020;

  • de gekozen richting om het Gezondheidscentrum Asielzoekers te verzelfstandigen en de entiteit Menzis COA Administratie vooralsnog binnen de Menzis-groep gepositioneerd te houden;

  • kapitaalstortingen naar de onderdelen Menzis en Azivo om per label aan de solvabiliteitsnormen te voldoen;

  • fusie Menzis – Azivo;

  • besluit Directieraad voor de premies 2017;

  • visie, charter en Auditplan 2017 van Internal Audit;

  • controleplan 2016 KPMG;

  • risicobeleid en risicobereidheidsverklaring 2017;

  • begroting en jaarplan 2017;

  • wijziging Statuten Coöperatie Menzis;

  • enkele nieuwe nevenfuncties van RvC-leden;

  • voordracht nieuwe commissaris per 1-1-2017, de heer Rinsema, aan de Ledenraad;

  • voordracht herbenoeming van de heer Zwierstra en mevrouw Van Asselt aan de Ledenraad.

Belangrijke thema’s in 2016

Positie zorgverzekeraars

Er heerst maatschappelijke onvrede over de rol en meerwaarde van de zorgverzekeraars, die tot uiting komt in negatieve publiciteit. De RvC is van mening dat Menzis hierop een krachtig antwoord moet formuleren en adviseert het bestuur actief naar buiten te treden om te laten zien waar Menzis voor staat. Veranderingen realiseren in de zorg is geen eenvoudige opgave. Menzis heeft binnen haar mogelijkheden concrete resultaten bereikt in samenwerking met zorgaanbieders en haar klanten. Het maatschappelijke karakter en de vele succesvolle projecten in de regio zijn het communiceren waard. De RvC heeft tot haar genoegen geconstateerd dat het bestuur in de loop van 2016 meer het podium heeft gezocht. Er wordt gewerkt aan vertrouwen en ambassadeurschap bij onder meer klanten en zorgaanbieders in de regio. De opgestelde position papers zijn een goede basis voor eenduidige externe communicatie, ook met het oog op de verkiezingen.

In dit verband heeft de RvC ook gekeken naar de meerwaarde van de samenwerking binnen Zorgverzekeraars Nederland (ZN). De RvC vindt het ZN-verband nuttig voor die thema’s en onderwerpen waarin zorgverzekeraars niet in directe concurrentie staan. Daar waar mogelijk en gewenst adviseert de RvC Menzis een eigen lijn en positie te volgen. De RvB heeft dit onderwerp besproken met ZN en aangegeven dat Menzis op bepaalde thema’s en onderwerpen een eigen positie zal innemen en laten horen.

Financiële positie

De RvC is nauw betrokken geweest bij het proces van premiestelling voor 2017 en onderschrijft de keuzes die hierin zijn gemaakt. Alle zorgverzekeraars investeren een deel van hun reserves in het betaalbaar houden van de premie. Uiteraard zitten hier grenzen aan, de spaarpot raakt leeg als de premies onder de kostprijs van de zorg liggen. Menzis vindt het belangrijk om een stabiele premie te bieden. Dit betekent dat het inzetten van de reserves over meerdere jaren uitgespreid moet worden. Voor 2017 is er dan ook voor gekozen om minder reserves in de premie te steken dan in voorgaande jaren. Voor 2017 was dit 93 euro per betalende klant, ten opzichte van 161 euro per betalende klant in 2016. Dit heeft geleid tot een relatief sterke premieverhoging.

Meerwaarde in de regio

De RvC onderschrijft de keuze voor een premieverhoging voor 2017 en benadrukt daarbij dat Menzis haar meerwaarde voor klanten meer moet laten zien. Zo zien klanten dat de keuze voor een zorgverzekeraar om meer gaat dan alleen een lage premie. Initiatieven zoals SamenGezond en het investeren in leefkracht (onder meer met de Regioaanpak) kunnen meer vertaald worden in concrete voordelen voor klanten. Met de Regioaanpak kiest Menzis een onderscheidende koers, waarin het coöperatieve en solidaire gedachtegoed goed tot uiting komt. De initiatieven leiden tot concrete meerwaarde voor klanten. Daarnaast kan, door een betere zichtbaarheid in de regio, de rol als regisseur in het zorgaanbod beter worden opgepakt in gezamenlijke initiatieven met zorgaanbieders en gemeenten. De RvC onderschrijft de benoeming van ‘regioregisseurs’ die de samenwerking vormgeven en stimuleert deze ontwikkeling van harte, vanuit de overtuiging dat in de regio via meerjarige partnerships het verschil kan worden gemaakt.

Zorgkostenprognose

In het licht van de premiestelling vindt de RvC het belangrijk dat de zorgkostenprognoses van Menzis steeds verder verbeterd worden. Deze prognoses zijn nu nog niet op het gewenste niveau. Immers, als de zorgkosten beter voorspelbaar zijn, hoeven minder onzekerheden ingebouwd te worden en kan een scherpere premie worden berekend. Ook kan de zorginkoop dan meer gebaseerd worden op feitelijke gegevens. De RvC ziet dat Menzis hier goede voortgang boekt en vindt dat zowel intern als extern het systeem maximaal moet worden beïnvloed om een betere voorspelbaarheid te krijgen.

Product- en labelaanbod

Jaarlijks bespreekt de RvC de strategie met de Directieraad. De RvC kan zich vinden in de drie pijlers van de strategie (2,5 miljoen loyale leden, betaalbare zorg voor iedereen en Samen Gezonder met 1 miljoen actieve leden) en benadrukt hierin het belang van focus en de vertaling in concrete en meetbare doelen en resultaten. Dit kan scherper. De RvC staat achter de integratie van Azivo, met als doel het product- en labelaanbod eenvoudiger en transparanter te maken. De afgelopen negen jaar heeft Menzis met veel maatschappelijke betrokkenheid de zorg voor asielzoekers uitgevoerd. Door gunning aan een andere partij, zal vanaf 1 januari 2018 het contract met COA worden overgedragen aan een andere partij.

Zorginkoop

De RvC onderschrijft de hoofdthema’s van de zorginkoop in de strategie. Met name de aandacht voor kwaliteit en het inkopen op basis van gezondheidsuitkomsten (waardegericht inkopen) en klantervaringen is van belang. Evenals het delen van kwaliteitsgegevens met klanten, zodat zij zelf een keuze kunnen maken in de zorg. De RvC is ook zeer ingenomen met de meerjarencontracten die in 2016 zijn gesloten met enkele zorgaanbieders. In een langdurige relatie kunnen betere afspraken gemaakt worden over kwaliteit, terugdringen van verspilling, eenvoudige zorg buiten het ziekenhuis organiseren, investeringen en de wijze van onderling afrekenen, zoals met horizontaal toezicht. Dit draagt eveneens bij aan betere zorgkostenprognoses.

In relatie tot zorginkoop is ook gesproken over enkele zorgaanbieders die in financiële problemen zijn gekomen. Het is hierbij de vraag hoe ver de rol van Menzis hierin reikt, gezien de zorgplicht, en vooral ook wat Menzis kan doen om problemen te voorkomen. Het protocol hiervoor is een aantal keren besproken. Wat betreft zorginnovatie staat de RvC zeer positief tegenover de investeringen van Menzis in initiatieven zoals de draagbare kunstnier. Ook het plan van aanpak voor de dure medicijnen wordt onderschreven. Doel is de prijs naar beneden te krijgen en de beschikbaarheid voor iedereen te garanderen.

Risicomanagement

In het kader van een goede bedrijfsvoering in de context van Solvency II, is het belangrijk dat Menzis het risicomanagement aantoonbaar op orde heeft. Immers, hoe beter de risico’s onder controle zijn, des te lager de verplicht aan te houden solvabiliteit. Tijdens een strategie tweedaagse is onder meer besproken hoe risicomanagement meer kan worden dan een project of een afdeling. Alle medewerkers moeten zich in hun dagelijks werk bewust zijn van de risico’s en daarnaar handelen. De RvC is van mening dat hier belangrijke stappen zijn gezet en dat nog verdere verbeteringen mogelijk zijn.

De RvC ziet ook nog verbetermogelijkheden in het ‘three lines of defence’ model. Zowel de interne als de externe accountant hebben het functioneren van dat model geëvalueerd. Beiden kwamen tot de conclusie dat de derde (afdeling Audit) en tweede lijn (afdelingen Governance, Riskmanagement &Compliance (GRC)) goed werken, maar dat realisatie in de eerste lijn (de business) beter kan. De aantoonbaarheid (doen in plaats van zeggen) moet beter. De RvC is tevreden over de rol die de interne afdeling Audit vervult. Zij signaleert verbeterpunten en staat daarover in goede verbinding met de directeuren, die zorgen dat de verbeteringen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd.

De gesprekken over het risicomanagement met de RvB zijn goed voorbereid vanuit de GRC-commissie. Daarbij is ook gekeken naar het reputatierisico en het crisismanagement. De RvC stelde vast dat dit bij Menzis goed is georganiseerd, onder meer door een heldere structuur en verantwoordelijkheden die ook jaarlijks worden geoefend. De RvC zal in 2017 participeren in een crisisoefening, waarbij ook specifiek naar de rol van een commissaris wordt gekeken in een crisis met mogelijke gevolgen voor de reputatie.

Bedrijfsvoering 2.0

Het verbeteren van het risicomanagement in de business, wordt bevorderd in het strategische programma Bedrijfsvoering 2.0. Het is hierin de uitdaging processen in kaart te brengen, inclusief doelen, risico’s, meetmomenten, aantoonbare resultaten enzovoort. Dit alles wordt vanaf 2017 vastgelegd in het systeem Bwise. De RvC vindt het programma van groot belang, omdat met Bedrijfsvoering 2.0 belangrijke stappen worden gezet in de aantoonbaarheid van de resultaten in de bedrijfsprocessen. Daarbij is het wel van belang dat het werkbaar blijft en niet controle op controle wordt gestapeld.

Relatie externe toezichthouders

De RvC heeft zich laten informeren over de onderzoeksrapporten van externe toezichthouders bij Menzis. De voorzitter van de RvC en de GRC-commissie zijn gezamenlijk voor het reguliere jaargesprek op bezoek geweest bij De Nederlandsche Bank (DNB). In dit gesprek wordt tussen interne en externe toezichthouder uitgewisseld welke beelden er leven over de bedrijfsvoering van Menzis. DNB heeft een positief beeld van de mate van volwassenheid van de bedrijfsvoering bij Menzis. Voor de RvC was het goed te zien dat de verbeterpunten van de DNB in lijn waren met de verbeterpunten die de RvC constateert. Een discussiepunt was het solvabiliteitsbeleid bij Azivo, vooruitlopend op het samengaan met het Menzis-label. Daarover zijn goede afspraken gemaakt.

Bij de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) is de RvC het eens met het gesprek dat Menzis is aangegaan over de relevantie van de hoeveelheid en soorten vragen die de NZa aan Menzis stelt. Anders dan bij DNB is er bij de NZa geen accountmanager die Menzis kan leren kennen, vragen op maat kan stellen en een vertrouwensrelatie kan opbouwen.

Medewerkers

De RvC heeft ingestemd met de investering in het project Werkomgeving Menzis 2020. Dit zal de onderlinge samenwerking, resultaatgerichtheid en medewerkertevredenheid bevorderen. In de werkomgeving wordt de leefkracht van medewerkers versterkt, doordat zij gestimuleerd worden om gezonde keuzes te maken.

Verder vindt de RvC het positief dat Menzis meer aandacht besteedt aan het element ‘waarmaken’ uit de visie met het programma Daadkrachtig leiderschap en Samenwerken. Hierin komen gedrag, kennis en leefkracht samen, zodat medewerkers en management de visie kunnen waarmaken. In dat verband is ook met de manager P&O en de Directieraad van gedachten gewisseld over de resultaten van het onderzoek naar medewerkertevredenheid en de acties die daarop zijn ondernomen. Tot slot, heeft de RvC gekeken naar de stand van zaken na de reorganisatie bij Klant & Operations. Er zijn duidelijke verbeteringen zichtbaar op het gebied van service en declaratieverwerking. Er zijn nog wel zorgen over het ziekteverzuim bij dit cluster. In dit kader staat de RvC achter het strategisch programma KlantInzicht, waarbij medewerkers niet worden afgerekend op de duur van een klantgesprek maar op de kwaliteit ervan (in één keer goed).

Interne relaties

De RvC heeft ook in 2016 twee bijeenkomsten gehad met een delegatie van de Ondernemingsraad, waarbij onder meer is gesproken over de ontwikkelingen in de organisatie en de beleving van medewerkers. De RvC is zeer tevreden met de open werkrelatie die er is, zowel met de RvB als met de Ondernemingsraad. Naar aanleiding van de veranderingen in samenstelling, zowel bij de OR als bij de RvC, is afgesproken begin 2017 een gezamenlijke vergadering met de voltallige raden te organiseren. Daarbij worden dan ook nieuwe afspraken gemaakt voor de reguliere afstemming in de toekomst.

De RvC stelt prijs op de samenwerking met de deels nieuwe Ledenraad. De leden zijn goed voorbereid op hun rol en geven belangrijke input op de thema’s die spelen bij Menzis. Ook is de Ledenraad betrokken bij de benoeming van commissarissen. Hiermee is de invloed van klanten binnen de coöperatie goed geborgd. Daarnaast is de RvC blij met de informatie-uitwisseling op alle niveaus binnen Menzis. De RvC vindt het belangrijk dat directeuren en managers periodiek deelnemen aan de RvC-vergaderingen en waardeert de transparantie. De RvC is onder de indruk van de deskundigheid en gedrevenheid van het directieteam, dat als een goed team samenwerkt en dit ook uitstraalt. De relatie met de beide bestuurders is open en constructief. Dat bleek ook uit de jaarlijkse evaluatie van deze samenwerking, waarbij gesproken is over de verschillende rollen van toezichthouder en bestuurder in het licht van de algemene trend, waarbij het externe en interne toezicht intensiveert.

Meer weten over dit onderwerp?

Vorige Verslag Raad van Bestuur
Volgende Dialoog met onze stakeholders